22.07.2020 – Lesezeit: 2 Minuten

Marketing, Vertrieb und Service / Impulse

„Bitte nicht stören“: So verhindern Sie Arbeitsunterbrechungen

Zahlreiche Menschen können sogar gesundheitlich darunter leiden, wenn sie unerwartet während der Arbeit gestört werden. Technologische und psychologische Mittel sollen helfen, mit Störungen umzugehen. Mit diesen sechs Tipps können Kolleg/innen Arbeitsunterbrechungen verhindern.

Viele gute Einfälle gehen oft unter, nur weil im falschen Moment das Telefon klingelt oder der liebe Kollege oder die neugierige Kollegin das Büro betritt. Oft genügt bereits eine kurze Ablenkung, und schon ist der Faden gerissen und es gelingt nur schwer, ihn wieder aufzunehmen. Albert Einstein entschied sich für die radikale Lösung, erst gar kein Telefon anzuschaffen. Um ihn zu erreichen, musste man bei einem Nachbarn anrufen. Dieser holte dann jemanden aus Einsteins Familie an das Telefon.

Wären Telefonieren oder Mailen heute noch ähnlich umständlich, gingen die Unterbrechungen vermutlich drastisch zurück. Weil es so einfach ist, wird jedoch häufig an viele in CC gemailt oder zum Telefonhörer gegriffen. Das wiederum reißt Kolleginnen und Kollegen aus ihrer Arbeit heraus – millionenfach. Jeder zweite Arbeitnehmer in Deutschland wird nach eigenen Angaben häufig bei seiner Arbeit unterbrochen. Das sind doppelt so viele wie noch vor zwanzig Jahren.

Multitasking problematisch

Ein Computer kann gut mit Multitasking verschiedene Aufgaben gleichzeitig ausführen, ein Mensch dagegen eher weniger gut. Viele Beschäftigte versuchen es dennoch jeden Tag und wollen etwa eine Planung erstellen und zugleich ein Telefonat zu einem völlig anderen Thema führen. Was jedoch wirkt, als geschehe es gleichzeitig, ist es im Grunde nicht. Wir wechseln vielmehr bewusst oder unbewusst die Aufgaben. Dieses Hin- und Herschalten läuft rasch im Millisekundenbereich ab und wird daher als zusammenhängend wahrgenommen.

Tatsächlich werden die Entscheidungen aber nacheinander getroffen. So entsteht ein Menge Druck: Mäßiger Stress stellt zwar eine Herausforderung dar, wirkt aber eher motivierend und leistungsfördernd. Problematisch ist es, wenn er zum ständigen Begleiter am Arbeitsplatz wird. Denn chronischer Stress macht langfristig krank.

Mit Störungen umgehen

Es gibt einige erfolgreiche Strategien, auf Störungen zu reagieren und den Stress zu reduzieren. Mit diesen sechs Ratschlägen helfen Sie sich, Ihre Kolleg/innen und Mitarbeiter/innen sich entsprechend zu organisieren.

  1. Digitale Notizzettel helfen dem Gedächtnis auf die Sprünge, wenn Sie unterbrochen werden. Damit entlasten Sie Ihr Kurzzeitgedächtnis und vergessen nichts, was wirklich wichtig ist.
  2. Wenn Sie mit einem Teamkalender arbeiten, setzen Sie Terminblocker oder schalten Sie Ihre Erreichbarkeitsampel auf Rot, wenn Sie nicht gestört werden wollen.
  3. Nach einer Unterbrechung sollten Sie rasch zur ursprünglichen Aufgabe zurückkehren. Je schneller das geht, umso leichter fällt es, sie wieder aufzunehmen und desto weniger Informationen gehen verloren.
  4. Ordnen Sie Ihre Aufgaben für den Tag neu nach Priorität: Dringende Aufgaben müssen noch heute fertig werden. Wichtige Tätigkeiten sind nicht ganz so dringend. Verzichtbare Vorhaben müssen nicht heute erledigt werden.
  5. Bitten Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen um Hilfe, wenn Sie etwas nicht schaffen und seien Sie auch selbst hilfsbereit.
  6. Nach einer Unterbrechung ist es wichtig, wieder zu einem entspannten Arbeiten zurückzufinden. Blicken Sie einfach aus dem Fenster und atmen Sie gut durch.

Mehr Rücksicht nehmen

Zusammenfassend helfen die Tipps zwar dabei, dass Unterbrechungen nicht in Dauerstress ausarten. Allgemein sollten die Mitarbeiter aber mehr Rücksicht untereinander nehmen und nur dann stören, wenn es wirklich notwendig ist. Um diese Umdenke durchzusetzen, müssen auch die Führungskräfte mitziehen. Wie Leadership 4.0 nicht nur zu zufriedeneren Mitarbeitern, sondern auch zu Wettbewerbsvorteilen führt, zeigt dieser Artikel.

Quelle: Titelbild pixabay, KoalaParkLaundromat