23. Januar 2018 | pArtikel drucken | kKommentieren

In acht Schritten zum idealen Digital Workplace

Vor einigen Jahren ist der Begriff “Neues Arbeiten” populär geworden und fasst Entwicklungen sowie Strategien zusammen, um ehemals starre Arbeitsumgebungen modernen Berufsbildern anzupassen. Zudem möchten Experten individuell arbeiten können, von zu Hause oder unterwegs aus. Hier kommt der Digital Workplace ins Spiel, doch wie sieht dieser im Idealfall aus und wie plant man ihn? Das Forschungsinstitut Gartner hat das in acht Steps zusammengefasst.

1. Wie ist Ihre grobe Vorstellung vom Digital Workplace?

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Sie sollten festlegen, wie der ideale digitale Workplace für Ihr Unternehmen aussehen soll. (Quelle: iStock/NicoElNino)

Zunächst sollten Sie festlegen, wie der ideale digitale Workplace aussehen soll, möglichst so, dass er allen Beteiligten gerecht wird und zum Unternehmensbild passt. Die Ausstattung der Workforce mit iPhones in einem reinen Android-Entwicklerstudio oder die Nutzung von AWS Cloud-Services bei einem Microsoft-Dienstleister sind beispielsweise etwas ungünstig. Ein grobes Bild davon, wie und mit welchen Möglichkeiten gearbeitet werden kann, ist der erste Grundstein, auf dem Sie die Strategie aufbauen.

2. Warum ist eine Roadmap für die Umsetzung wichtig?

Für die Umsetzung Ihrer Vorstellung vom Digital Workplace sollten Sie eine Strategie festlegen, die konkret die Umsetzung beschreibt. Welche Devices sollen zum Einsatz kommen? Welche IT-Infrastruktur wird benötigt? Wie werden externe Mitarbeiter eingebunden? Auch offensichtliche Fragen sind wichtig, wie etwa: Wenn mehr Unternehmen ihre Mitarbeiter von unterwegs oder zu Hause aus arbeiten lassen, brauche ich dann noch so viele Schreibtische, Equipment und Bürostellfläche?

Die Strategie zur Umsetzung geht hier Hand in Hand mit Ihren Geschäftszielen, beispielsweise, wenn Sie Ihre Workforce virtuell um Experten aus anderen Städten oder Ländern erweitern möchten. Im Rahmen der Digitalen Transformation können sich hier neue Geschäftsfelder eröffnen, die mit einer standortabhängigen Mitarbeiterschaft nicht zu erschließen sind.

3. Nutzen und Wert eingeführter Maßnahmen messen

Predictive Analytics eröffnen ein neues Feld der Geschäftsplanung. Ein proaktiver Ansatz und somit die Evolution des berühmten Bauchgefühls.

Es ist wichtig, durchgeführte Initiativen auf ihre Wirksamkeit hin zu prüfen. (Quelle: iStock/goir)

Die besten Maßnahmen helfen nichts, wenn sie an falscher Stelle angewandt werden oder in der Branche oder für Ihre Arbeitsumgebung unangebracht sind. Aus diesem Grund ist es wichtig, durchgeführte Initiativen auf ihre Wirksamkeit hin zu prüfen. Arbeiten die Mitarbeiter mit den neu eingeführten Apps besser zusammen? Wird die E-Learning-Plattform genutzt oder ist sie eher lästig?

Im besten Falle liefert die eingesetzte Soft- und Hardware Feedback-Funktionen mit, die idealerweise anonymisiert die ehrliche Meinung der Nutzer sammeln. Somit können die Maßnahmen weiter optimiert oder durch Vorschläge von Mitarbeitern ergänzt werden. Schlussendlich steht niemals der Selbstzweck im Vordergrund, sondern der echte Mehrwert für Ihr Unternehmen in Kombination mit der Zufriedenheit und Entlastung Ihrer Mitarbeiter.

4. Machen Sie Ihrer Workforce das Arbeiten angenehmer

Wie bei jedem Produkt steht und fällt die Akzeptanz einer Software oder eines Produktes mit der User Experience (UX). Oder im Falle des Digital Workplace mit der “Employee Experience”. Wenn Mitarbeiter zu Hause problemlos die gleiche Arbeitsumgebung wie im Büro starten können und neue Software einfach zu bedienen und gleichzeitig effizient ist, wird Ihre Arbeiterschaft Ihnen das danken.

Und zwar in Form von kreativen Ideen, mehr Leistungsbereitschaft, Identifikation mit dem Unternehmen sowie bei der Planung, Entwicklung und Umsetzung Ihrer Produkte. Betriebsfeste und Keksteller sind zwar prinzipiell in Ordnung, aber richtig glücklich werden ihrer Mitarbeiter erst, wenn sie auch arbeitstechnischen Spaß mit ihren Tools haben, denn mit diesen haben sie den Großteil ihrer Zeit im Unternehmen zu tun.

5. Passen Sie Ihr Unternehmen an

Eine Möglichkeit sind E-Learning-Plattformen, die den Zugriff auf den gleichen Arbeitsplatz von jedem Gerät der Welt ermöglichen. (Quelle: iStock/cigdemhizal)

Viele Wege führen nach Rom, das auch nicht an einem Tag erbaut wurde. Mit der Kombination der zwei Sprichwörter ist gemeint, dass sich bei der Umsetzung eines digitalen Workplace das Unternehmen anpassen muss, und das am besten in kleinen Schritten.

Die Veränderung der Organisationsstruktur kann hier ebenso dazugehören wie E-Learning-Plattformen, neues Arbeitsgerät, Cloud-Apps statt installierte Anwendungen oder Thin Clients, die den Zugriff auf den gleichen Arbeitsplatz von jedem Gerät der Welt ermöglichen. Führen Sie diese Veränderungen schrittweise ein, so dass sich die Mitarbeiter an die Neuerungen gewöhnen können und am besten darin geschult werden. So klappt es auch mit dem internen Wandel, der schnell zu persönlichem und wirtschaftlichem Erfolg führt.

6. Wie arbeiten Ihre Mitarbeiter, wenn es drauf ankommt?

Es kommt immer mal wieder zu Phasen, in denen Mitarbeiter unter Termindruck wichtige Aufgaben abarbeiten müssen. Digital Workplaces spielen hier ihre Effektivität am besten aus, vor allem wenn Collaboration-Tools wie die von Microsoft zum Einsatz kommen.

Während solcher “crunch times” bietet es sich an, die Arbeitsweise der Beteiligten zu beobachten und die Geschäftsprozesse im Nachhinein anzupassen, um auch in zeitkritischen Situationen mit hohem Workload effizient zu bleiben.

7. “Wo finde ich nochmal…?”

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern entsprechende Tools an, beispielsweise Intranets mit strukturierten Freigaben und Suchfunktionen. (Quelle: iStock/Pablo_K).

Es kann schnell frustrierend werden, wenn Anleitungen, Best Practises, Codes of Conduct oder andere Informationen verstreut auf Servern oder archaisch in Papierform in den Untiefen ihres Unternehmens herumschwirren. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern also entsprechende Tools an, etwa Intranets mit strukturierten Freigaben und Suchfunktionen, um die internen Abläufe nicht unnötig zu verzögern und Frustmomente zu vermeiden. Laut Gartner befinden sich diese Tools und Collaboration-Plattformen im Wandel: Sie können bereits jetzt kontextabhängige Informationen für jeden Mitarbeiter individualisiert darstellen und werden das bis 2020 bei einer Milliarde Menschen weltweit tun.

8. Wählen Sie den Plattform-Ansatz

Die besten Applikationen und Services bringen nichts, wenn sie alle paar Jahre migriert werden müssen. Statt wie früher über Jahre “historisch zusammengewachsene” Systeme in-house zu nutzen, sollten Sie einen Plattform-Ansatz mit AWS, Azure oder einem anderen Anbieter in Erwägung ziehen.

PaaS (Platform-as-a-Service) oder IaaS (Infrastructure-as-a-Service) bieten ihnen zahlreiche Vorteile, von der einfachen Skalierbarkeit beim Wachstum Ihres Unternehmens über die nahtlose Einbindung neuer Technologien wie IoT-Devices bis hin zur Ergänzung neuer Tools, Entwicklungskomponenten oder ganzer Ökosysteme. Bereits auf kurzfristige Sicht lohnt sich der Umstieg im Rahmen einer Cloud Transformation, sowohl aus wirtschaftlicher Sicht als auch in Hinblick auf die Mitarbeiterzufriedenheit.

Wenn beispielsweise die viel diskutierten Blockchain-Technologien in den nächsten Jahren neue Geschäftsmöglichkeiten bieten, brauchen Sie mit Azure und Microsofts integriertem Coco Framework im Grunde nur ergänzen, statt die IT-Infrastruktur komplett umzubauen. Ihre IT und Ihr Business Development werden es Ihnen danken.

 

Quelle Titelbild: iStock/Rawpixel

Mittelstand.Heute Redaktion

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