10. August 2017 | pArtikel drucken | kKommentieren

Datenmanagement von Morgen – das papierlose Büro

Im privaten Alltag hat das Smartphone dafür gesorgt, dass unser Leben immer mehr vom Papier befreit wird. E-Mails haben Briefe abgelöst, Apps ersetzen Flug- und Bahntickets und Nachrichten sind digital aktueller und praktischer zu lesen, sei es als ePaper auf dem Tablet oder dem Smartphone. Dagegen ist es verwunderlich, dass Umfragen zufolge drei von vier Unternehmen den Großteil ihrer Abläufe immer noch mit Papier erledigen. Doch das geht auch anders.

Papier wird seit Jahrhunderten nachgesagt, dass es geduldig sei und nahezu zu keinem Zeitpunkt war dieser Umstand mehr fehl am Platz, als in unserer heutigen, schnelllebigen und vernetzten Welt. Wichtige Informationen und Aufgaben auf kleinen gelben Zetteln festzuhalten mag eine einfache, kurzfristige Lösung sein, aber wie schnell werden aus drei Zettel dreißig und der Überblick geht sowohl bei anstehenden Aufgaben, wie auch die Gewichtung nach ihren Prioritäten verloren.

 

Die 7 Vorteile eines papierlosen Büros (Quelle: Evernine GmbH).

 

Digital macht produktiver

Hier können Tools wie Microsofts OneNote oder Evernote helfen, Aufgaben, Mindmaps aus Brainstormings oder wichtige Informationen digital festzuhalten. Das hat den Vorteil, dass diese Inhalte leicht wiedergefunden und auf mehreren mobilen Devices oder Desktops verfügbar sind. OneNote kann hierbei im Unternehmen in Office 365 integriert werden, das wiederum selbst eine Dokumentenverwaltung mitbringt.

Diese können ebenso wie Notizen mit Schlagworten oder “Tags” versehen werden, sodass eine leichte Zuordnung zu bestimmten Projekten, der Priorität oder die Zuweisung an die Person möglich ist, die die Aufgabe bearbeiten soll. Genau dies ist der zweite, wichtige Vorteil von solchen Collaboration Tools, die zeitsparende Zusammenarbeit erlauben, bei der jeder Teilnehmer über den aktuellen Status und wichtige Dokumente informiert ist., ohne dass hier ausgedruckte Dokumente abhanden kommen können.

Eine solche Arbeitsweise spart nicht nur Papier, sondern vor allem Zeit und schlussendlich Geld, indem sie Informationen schnell auffindbar macht und ihre Transportwege auf ein Minimum reduziert. Laut einer Studie im Auftrag von Sage sehen rund 71 Prozent der befragten Büroangestellten Vorteile in solchen papierlosen Büros, getan wird in den Unternehmen aber immer noch zu wenig, obwohl die Notwendigkeit von höherer Stelle oft erkannt wird.

Weniger Bürokratie und bessere Nachverfolgbarkeit

Neben eher praktischen Anwendungen und Collaboration Tools wie Microsoft Teams, können aber auch bürokratische Aufgaben vom Papier entschlackt und gleichzeitig als Prozesse beschleunigt werden. Rechnungen können beispielsweise einfach mit Tools wie Zoho Invoice erstellt, die Bezahlung nachverfolgt und anschließend von der Buchhaltung geprüft werden.

Bürokratische Aufgaben werden vom Papier befreit und gleichzeitig als Prozesse beschleunigt. (Quelle: andresr//iStock)

Und auch Absichtserklärungen, Arbeitsanweisungen und Verträge können dank der letztes Jahr in Kraft getretenen eIDAS-Verordnung mittels elektronischer Signaturen digital unterschrieben oder gestempelt werden. Die Prüfung und Verifizierung erfolgt dann über die entsprechenden zertifizierten Stellen, die die Vorgänge prüfen. Es gibt also in allen Bereichen Möglichkeiten, ein papierloses Büro zu schaffen, auch wenn das langsam erfolgen sollte und vermutlich eine gute Portion Überzeugungsarbeit bei den Angestellten notwendig ist.

Dass ein papierloses Büro sehr gut funktionieren kann, zeigt übrigens die niederländische Softwareschmiede Decos, die bereits seit 2011 auf sämtliches Papier in der Firma verzichtet und sogar postalische Korrespondenz wieder zurück an den Absender schickt, mit der Bitte alles digital einzureichen. Als digitales Unternehmen lebt sie quasi das, wofür ihre Branche steht.

 

Quelle Titelbild:peshkov/ iStock

Mittelstand.Heute Redaktion

Hier schreibt Mittelstand.Heute Redaktion für Sie

Mehr Artikel vom Autor

Teilen:

Schreiben Sie einen Kommentar

Mit einem Netzwerk anmelden, oder das Formular ausfüllen. Die E-Mailadresse wird nicht veröffentlicht. Notwendige angaben sind mit * gekennzeichnet.