18. Juli 2017 | pArtikel drucken | kKommentieren

4 Gründe: Warum Office 365 ROI relevant ist

Microsoft Office 365 soll den flexiblen Arbeitsplatz in jede Unternehmensgröße bringen. Aber mal die Vorteile beiseite – was gerade Geschäftsführer interessiert, sind die Kosten bei einer Neuanschaffung. Wir zeigen Ihnen 4 Gründe, wie Sie mit Office 365 richtig sparen können.

Denken Sie kurz ein paar Jahre zurück, vielleicht in das Jahr 2008 – Barack Obama wird 44. Präsident der USA und Harrison Ford schlüpft ein letztes Mal in die Rolle des Indiana Jones. Und im Büro? Hier haben Sie wohl noch mit der Software Office 2007 von Microsoft gearbeitet.  Das kostete rund 290 Euro pro Nutzer im Jahr in der Enterprise Edition. Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook waren die Hauptbestandteile.

Aber zurück in die Gegenwart. Mittlerweile hat sich die Office Landschaft grundlegend verändert. Seit sechs Jahren beziehen vermehrt Unternehmen ihre Arbeits-Tools aus dem Office 365, der bekannten Cloud-Lösung von Microsoft. Bis dato verzeichnet der Service über 1,2 Millarden User weltweit. Kostenpunkt pro Nase im Jahr – rund 50 Euro in der Business Essentials Edition.

 

Office 365 bringt die zentralen Vorteile einer Cloud mit sich und das zu einem transparenten und effizienten Kostenmodell. In wirtschaftlicher Hinsicht heißt das: Unternehmen kaufen nicht wie früher die Software, sondern mieten sie entsprechend des App-Bedarfs einzelner Mitarbeiter“, sagt Bernd Klingler, Sales Manager bei All for One Steeb.

 

So hat es Microsoft geschafft mit einem Cloud-Service das eigene Lizenzgeschäft zu beenden. Wir fassen für Sie vier finanzielle Vorteile von Office 365 zusammen.

1. Pay-as-you-go – Verbrauchsbezogene Kosten

Pay-as-you-go, zu jeder Zeit, einfach, schnell und unkompliziert. (Quelle: grinvalds/ iStock)

Mit dem sogenannten Pay-as-you-go System – zu Deutsch Umlageverfahren – kann Ihr Unternehmen zu jeder Zeit Funktionen und Nutzer zu Office 365 hinzu- oder wegbuchen. Laut Microsoft soll Unternehmen so die Angst vor einem Abo-Modell genommen werden: „früher habe ich nur einmal bezahlen müssen“. Fakt ist aber: Bezahlt wird nur das, was auch wirklich verbraucht wird.

Ein Beispiel: Ihre Azubis benötigen nur ein Postfach und Microsoft Word? Dann zahlen Sie auch nur dafür und nur so lange, wie Sie den Azubi auch beschäftigen.

Darüber hinaus hat Microsoft eine flexible Nutzung hinzugefügt, die es erlaubt mit einem Account an mehreren Geräten zu Arbeiten. So können Sie Ihre Anwendungen auf Ihrem Arbeitsplatz bei der Arbeit, Ihrem Laptop, Ihrem Heimcomputer und Ihrem Smartphone aktivieren.

Tipp: Microsoft selbst prüft mittlerweile akribisch, ob Sie ausreichend Lizenzen für Ihre Mitarbeiter erworben haben. Sollten Sie etwa mit einer Lizenz drei Mitarbeiter ausstatten, kann die Rechnung von Microsoft teuer werden. Überprüfen Sie demnach lieber direkt, ob Sie genug Lizenzen gebucht haben, oftmals stellen Unternehmen sogar fest, dass Sie überlizenziert sind.

2. ITaaS – IT als reiner Service

In der „Standard-Version“, also als reiner Cloud-Service, bietet Microsoft seinen Office 365 Kunden das Hosting, Wartung und Betrieb aller gebuchten Services – etwa auch den Cloud-Speicher OneDrive. Dieser Service erfolgt vor allem in Deutschland meistens über offizielle Microsoft Partner.

Das bedeutet für Unternehmenskunden laut Microsoft:

✔ Keine Kosten mehr für IT-Infrastruktur (Server, Festplatten, etc.).

✔ Kein Aufwand für die Bereitstellung, Wartung und Upgrades der gebuchten Services.

✔ Keine Verantwortung für Compliance und Sicherheit aller Services.

✔ Tipp: Viele IT-Dienstleister bieten eine risikofreie Migration aller bestehenden Daten und Services in Office 365 an. So können Unternehmen die Wartung und Betrieb ihrer gesamten IT auslagern.

Microsoft bietet seinen Office 365 Kunden den Cloud-Speicher OneDrive an. (Quelle: Maxiphoto/iStock)

Security Tipp: Seit kurzer Zeit bietet Microsoft in Deutschland Office 365 aus deutschen Rechenzentren an – entweder direkt über deutsche Rechenzentren zertifizierter Partner, wie der All for One Steeb, oder über die sogenannte „Microsoft Cloud Deutschland“.

Im Vergleich zum „traditionellen“ Office 365 verlassen die Daten in beiden Optionen nicht die Grenzen der Bundesrepublik – werden nicht auf US-amerikanischen Boden gespeichert. Im Falle der Microsoft Cloud Deutschland kommt die T-Systems ins Spiel, die in Deutschland als Datentreuhänder und Betreiber der Microsoft-Rechenzentren für die Daten verantwortlich ist.

 

3. SAP und Office 365 – gemeinsam effizienter

In Ihrer täglichen Arbeit vertrauen Sie auf SAP, beziehungsweise sind betrieblich vielleicht sogar verpflichtet Services von SAP zu nutzen? 2016 haben Microsoft und SAP ihre Partnerschaft intensiviert.

Seitdem bietet Office 365 für SAP einen modernen und einfachen Ansatz, um die Lösungen beider Anbieter zu verbinden. So vermeiden Sie nicht nur Kosten für zusätzliche Services und Programme, sondern können beispielsweise sämtliche Aufgaben aus SuccessFactors, Ariba und Concur direkt aus Outlook heraus verwalten.

 

Wir möchten unsere Kunden gesamtheitlich unterstützen – unabhängig davon, um welche Software es sich handelt. Wir haben beispielsweise schon vor zwei Jahren das Cloud-CRM von SAP mit Skype for Business verbunden und bieten individuelle Integrationsszenarien für SharePoint. In Hinblick auf den „Digital Workplace“ stellen wir zusätzlich eine Fiori Oberfläche zur Verfügung, in die Microsoft Anwendungen direkt im Launchpad integriert werden können. Umso mehr freut es uns, dass SAP und Microsoft selbst sich immer in die Richtung bewegen, in die wir schon lange unterwegs sind“, sagt Klinger.

 

4. Messbarer ROI im Office 365 Kalkulator

Die 4 Gründe, warum Office 365 ROI relevant ist (Quelle: Evernine GmbH).

Ihr CFO wird wahrscheinlich bei jeder Anschaffung nach einer Aufschlüsselung, nach Investition und erwartetem Gewinn fragen – welchen finanziellen Vorteil verspricht eine Neuanschaffung, über wie viele Jahre kann ich abschreiben.

In punkto ROI dürfte Office 365 hier wahrscheinlich eine der transparentesten Lösungen für Unternehmen sein, die es jemals am Markt gegeben hat.Diesem Return-on-Investment (ROI) ist sich Microsoft mittlerweile so sicher, dass das Unternehmen offiziell einen ROI-Kalkulator für Office 365 anbietet. In Kombination mit bestehenden Systemen – etwa SAP, Citrix oder IBM – kann der ROI noch schneller erfolgen.

 

Quelle Titelbild: NicoElNino / iStock

Mittelstand.Heute Redaktion

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